Abrechnung Handwerker: das gilt es dabei zu beachten
Sie haben ein Projekt bei einem Kunden abgeschlossen und können Ihre Leistungen nun abrechnen? Bei der Abrechnung von Handwerkern gilt es einiges zu beachten, damit diese formal alle Anforderung erfüllt. Einerseits ist das wichtig, damit der Kunde transparent sieht, was er zu bezahlen hat und die Rechnung eventuell von der Steuer absetzen kann und andererseits, damit Sie auch entsprechend entlohnt werden. Ferner sind beim Handwerkerrechnung bezahlen, die Zahlungsfälligkeiten zu beachten, denn allein die Abnahme löst noch keine Bezahlung der Forderung aus. Erst mit der Abrechnung können Sie als Handwerker Ihre Vergütung erklären und stellen. Es gibt aber auch hier einige Ausnahmen. Was Sie zur Abrechnung von Handwerkern wissen müssen, haben wir von Kemmler nachfolgend einmal für Sie zusammengefasst.
Handwerkerrechnung bezahlen: Was gehört in die Abrechnung?
Auf den ersten Blick unterscheidet sich eine Abrechnung vom Handwerker kaum von anderen Rechnungen. Aufgelistet werden in der Abrechnung die Handwerkerstunden und der Materialaufwand ebenso wie beispielsweise die Anfahrtskosten. Wichtig für das Finanzamt ist, dass die Abrechnung von Handwerkern alle Pflichtangaben nach §14 UstG aufweist. Das ist sowohl für Ihre Buchhaltung als auch für Ihre Kunden wichtig, damit diese Ihre Leistungen von der Steuer absetzen können. Nach §14 UstG (4) muss jede Rechnung folgende Angaben enthalten:
1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
3. das Ausstellungsdatum,
4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt,
7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt,
9. in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers und
10. in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten gemäß Absatz 2 Satz 2 die Angabe „Gutschrift“.
Expertentipp zur Arbeitszeiterfassung:
Ihre Arbeitszeit als Handwerker rechnen Sie im Viertelstundentakt ab und runden in der Abrechnung von Handwerkern nicht auf halbe oder volle Stunden auf. Ebenso werden Pausen vor Ort selbstverständlich nicht abgerechnet. Nutzen Sie daher moderne Tools zur korrekten Zeiterfassung wie Software-Lösungen und Apps für Ihre Außendienstmitarbeiter.
Achten Sie zudem bei der Abrechnung für Handwerker auf folgende Punkte:
• Nachvollziehbarkeit
• Transparenz
• lückenlose Dokumentation wie bei Teilrechnungen
• genau Auflistung aller Positionen
Wann können Sie als Handwerker die Abrechnung stellen?
In der Regel treten Sie in Vorleistung und stellen die Abrechnung als Handwerker erst nach Beendigung des Projekts. Sollte es sich um einen besonders langwierigen Auftrag handeln, können Sie auch Teil- und Abschlagszahlungen inklusive einer Abschlussforderung vereinbaren bzw. nach § 632a BGB fordern. Unter bestimmten Voraussetzungen ist ferner eine Vorauszahlung mit der Abrechnung als Handwerker möglich.
Abrechnung Handwerker: diese Fälligkeiten der Zahlung gelten
Nach § 641 Abs. 1 S. 1 BGB tritt die Fälligkeit der Forderung ein, wenn der Auftraggeber das Werk abgenommen hat. Ab diesem Zeitpunkt können Sie die vereinbarte Vergütung verlangen. Natürlich bedarf es dazu der schriftlichen Abrechnung für Handwerker. Wesentlich ist, dass die Leistungen bei der Abnahme vollständig und frei von wesentlichen Mängeln sind. Ist das nicht der Fall, kann der Auftraggeber die Forderungen bis zur Beseitigung einbehalten. Sofern der Auftraggeber die Abrechnung des Handwerkers erhält, hat dieser 30 Tage Zeit, diese zu prüfen, deren Richtigkeit festzustellen und die Summe zu begleichen.
Die GoBD-konforme Abrechnung von Handwerkern
Wichtig bei der Abrechnung von Ihnen als Handwerker ist, dass diese heute den Grundsätzen der ordnungsgemäßen digitalen Buchhaltung (GoBD) entspricht. Zu beachten gilt, dass mit den neuen Richtlinien Rechnungen, die mit Programmen wie Word oder Excel erstellt werden, nicht GoBD-konform sind. Eine GoBD-konforme Abrechnung von Handwerkern darf sich nicht verändern lassen und muss protokolliert werden. Diesen Ansprüchen werden diese Softwareprogramme nicht gerecht. Sofern Sie eine Abrechnung für Handwerker nicht GoBD-konform stellen, kann das Finanzamt eine Umsatzsteuerschätzung vornehmen. Auch Steuernachzahlungen sind dann keine Seltenheit. Nutzen Sie daher zur Digitalisierung im Handwerk und damit einhergehend zur Erstellung der Abrechnung als Handwerker spezielle Software-Lösungen wie etwa Lexoffice oder Datev. Hier können Sie neben der korrekten Erstellung alle Rechnungen und mit dieser in Zusammenhang stehenden Dokumente, wie etwa Angebote und Lieferscheine GoBD-konform speichern und gemäß der Aufbewahrungsfristen archivieren.
