Fahrtenbuch führen für die Steuer: So profitieren Sie

Sind Sie mit Ihrem Firmenwagen auch privat unterwegs, können Sie die Versteuerung einerseits nach der 1-Prozent-Regelung durchführen oder ein Fahrtenbuch führen für die Steuer. Wichtig ist, wenn Sie sich für das Fahrtenbuch entscheiden, dieses vor allem ordnungsgemäß zu führen. Ist dies nicht der Fall, greift die 1-Prozent-Regelung und das kann unter Umständen richtig teuer werden. Wir verraten Ihnen in diesem Beitrag von Kemmler, was es mit dem Fahrtenbuch auf sich hat, wann Sie ein Fahrtenbuch für die Steuer führen sollten, und zeigen Ihnen, wie Sie ein Fahrtenbuch richtig führen.

Fahrtenbuch führen für die Steuer: Was ist ein Fahrtenbuch?

Wenn Sie als Geschäftsführer, Kleinunternehmer, Selbstständiger oder Angestellter einen Firmenwagen für private Zwecke nutzen, müssen Sie die Nutzung versteuern, da dies zu den Entnahmen oder geldwerten Vorteilen zählt. In einem Fahrtenbuch dokumentieren Sie alle privaten und geschäftlichen Fahrten. So dient das Führen eines Fahrtenbuchs als Nachweis für die Steuererklärung.

Warum ein Fahrtenbuch führen?

Ein Fahrtenbuch zu führen, ist in Hinblick auf die Steuer nicht verpflichtend. Was Sie hingegen gegenüber dem Finanzamt erklären müssen, ist der zu versteuernde private Nutzungsanteil, sprich Ihre oder die Privatfahrten Ihrer Mitarbeitenden mit einem Firmenwagen. Diese müssen Sie wiederum nachweisen. Es bleibt jedoch Ihnen überlassen, ob Sie dafür ein Fahrtenbuch führen oder die 1 %-Regel anwenden. Ein Fahrtenbuch führen Sie für die Steuer also freiwillig. Expertentipp: Entscheiden sollten Sie sich natürlich nur dann dafür, wenn sich daraus steuerliche Vorteile ergeben. Prinzipiell gilt, dass die 1 %-Regel zwar unkomplizierter ist, Sie aber nur mit dem Fahrtenbuch führen, die tatsächlich privat gefahrenen Kilometer zur Berechnung der Entnahme oder des geldwerten Vorteils erhalten. Fragen Sie sich daher zunächst: Können durch das Fahrtenbuch führen, Steuern eingespart werden und wenn ja, wie viel? Können Sie den Aufwand bewältigen und sicherstellen, dass das Fahrtenbuch richtig geführt wird? Ein Fahrtenbuch zu führen für die Steuer lohnt sich insbesondere dann, wenn Sie:

• grundsätzlich wenige private Fahrten mit dem Firmenwagen unternehmen.
• die laufenden Kosten für Sprit und Kfz-Steuer gering sind.
• einen älteren Firmenwagen fahren.
• ihr Fahrzeug einen hohen Bruttolistenpreis mitbringt.

In manchen Fällen kann das Finanzamt auch das Fahrtenbuch verlangen. Dies ist im Rahmen eines Bußgeldverfahrens nach einem schwerwiegenden Verkehrsvergehen als Auflage nach § 31a StVZO möglich. Auch wenn insbesondere Zweifel an der betrieblichen Nutzung bestehen, kann das Finanzamt eine umfassende Auflistung aller Fahrten verlangen.

Was gehört in ein Fahrtenbuch? – Fahrtenbuch führen für die Steuer

Folgenden Inhalte gehören in ein Fahrtenbuch, das richtig geführt wird:

• Art der Fahrt unterteilt in dienstliche Fahrten, private Fahrten, Arbeitswegfahrten, Familienheimfahrten bei Zweitwohnsitz
• Start mit Adresse
• Ziel mit Adresse
• Datum
• Name des Fahrers
• Kilometerstand vor Fahrtbeginn
• Kilometerstand nach Fahrtende
• Zweck der Fahrt
• eventuelle Umwege sowie die Gründe dafür

Wie führt man ein Fahrtenbuch richtig?

Eine feste Form, um das Fahrtenbuch zu führen für die Steuern, existiert seitens des Finanzamts nicht. Gleichsam ist das ordnungsmäßige Führen besonders wichtig und zwingend. Folgende Aspekte sollten Sie beim Fahrtenbuch richtig führen beachten:

• Das Fahrtenbuch bedarf einer geschlossenen Form.
• Führen Sie Ihr Fahrtenbuch für die Steuer stets unmittelbar oder zumindest zeitnah.
• Ein Fahrtenbuch führen Sie fortlaufend und lückenlos.
• Tragen Sie alle Fahrten einzeln ein.
• Stellen Sie stets sicher, alle Angaben einzutragen.
• Beachtung Sie die Aufbewahrungspflichten.
• Gewährleisten Sie das Prinzip der Vollständigkeit und Unveränderbarkeit.

Welches Fahrtenbuch wird vom Finanzamt anerkannt?

Ob Sie ein Fahrtenbuch handgeschrieben oder elektronisch für die Steuer führen, bleibt Ihnen überlassen, solange Sie es ordnungsgemäß tun. Sie können also ein spezielles, gebundenes Fahrtenbuch in Papierform einsetzen (keine losen Blätter oder Leerzeilen) oder eine für diese Zwecke entwickelte Software, die keine nachträglichen Änderungen zulässt, nutzen. Einzig Excel- oder Word-Fahrtenbücher werden vom Finanzamt nicht anerkannt, da sich diese einfach verändern lassen. Denken Sie daran: Ein Fahrtenbuch muss unveränderbar und nachvollziehbar sein.

Fahrtenbuch führen für die Steuer: Wird ein Fahrtenbuch vom Finanzamt geprüft?

Meist prüft das Finanzamt Fahrtenbücher stichprobenartig. Zur Kontrolle und zum Abgleich werden Belege wie Tankquittungen oder Spesenabrechnungen herangezogen. Auch private Unterlagen wie Ausflüge oder Urlaube können nützlich sein. Sofern sich Unstimmigkeiten im Fahrtbuch auftun, greift automatisch die 1 %-Regel, da bei Mängeln eine steuerliche Unwirksamkeit eintritt. Weil sich damit steuerliche Nachteile ergeben können, achten Sie beim Fahrtenbuch führen für die Steuer stets auf unsere Tipps. Weitere spannende Themen finden Sie in unseren Themenwelten.